Umzug zur SelbstbedienungTechnische Leistungsbeschreibung

Version: 2020-02-20

Technische Leistungsbeschreibung

Der Umzugsdienst kann zum Umzug oder Backup von einem oder mehreren Benutzeraccounts (z.B. E-Mail- oder Online-Speicher-Accounts) verwendet werden, die von einem Server abgerufen werden können.

Der Umzugsdienst kann vollständig mit Hilfe eines aktuellen Internetbrowsers mit JavaScript-Unterstützung bedient werden. Die Installation von Software auf dem lokalen Rechner ist nicht notwendig.

Die grundsätzlich übertragbaren Datentypen umfassen Dateien, E-Mails, Adressbücher, Kalender, Aufgaben, Notizen sowie bestimmte Konfigurationseinstellungen. Die in einem konkreten Fall umziehbaren Daten werden während der Einrichtung des Umzugs angezeigt. Sie richten sich im Einzelfall nach den verfügbaren Datenschnittstellen der Quell- und Zielserver sowie dem vom Kunden erworbenen Leistungsumfang.

Die folgenden Voraussetzungen, Funktionsweisen und Limitierungen gelten für die Bereitstellung des Umzugsdienstes zur Selbstbedienung. Im Rahmen größerer Projekte können einzelne Punkte abweichend von den hier geschilderten Regelungen nach Kundenwunsch angepasst werden.

Voraussetzungen

• Die Abrechnung von Umzügen erfolgt über so genannte “Voucher-Codes”, die vorab bereitgestellt werden, oder im Rahmen der Einrichtung des Umzugs erworben werden können. Der in diesem Dokument geschilderte Funktionsumfang kann durch den genutzten Voucher-Code eingeschränkt sein.
• Für den Umzug oder das Backup muss der Nutzer einen Zielaccount bereitstellen, der in den meisten Fällen zunächst leer ist (aber nicht zwingend sein muss). Der Zielaccount muss aber über genügend freien Speicherplatz verfügen, um die Daten des Quellaccounts aufnehmen zu können.
• Der Zielaccount muss auch darüber hinaus grundsätzlich geeignet sein, um die Daten des Quellaccounts aufzunehmen. Einzelne Anbieter limitieren etwa die Anzahl der Ordner oder die Menge der Elemente pro Ordner.
• Beim Umzug mehrerer zusammenhängender Accounts (sowie ggf. damit zusammenhänger Konzepte wie Gruppen, Funktionsaccounts oder Resourcen) sollten idealerweise alle betroffenen Accounts bereits vor Start des Umzugs beim Zielanbieter eingerichtet werden, da andernfalls z.B. Ordnerberechtigungen nicht übernommen werden können.
• Für den Zugriff auf den Quell- und Zielaccount muss der Nutzer die jeweils notwendigen Zugangsdaten bereitstellen. Dies ist in der Regel die Kombination von Benutzername und Passwort oder eine explizite Authorisierung über OAuth und ähnliche Verfahren. Bei einzelnen Systemen ist auch der Zugriff über einen Administrator- oder Migrationsnutzer möglich, so dass die Passwörter der einzelnen Accounts nicht benötigt werden.
• Neben der Auswahl vorkonfigurierter Anbieter kann der Nutzer den Quell- oder Zielserver für einen Umzug auch selbst angeben. Diese Server und insbesondere die benötigten Datenschnittstellen müssen über das Internet erreichbar sein und über ausreichend freie Netzwerkbandbreite (mindestens 10 Mbit/s) verfügen. Zudem müssen Throttling-Einstellungen und ähnliche Einschränkungen, etwa auf Firewall- oder Software-Ebene, für die Zeit des Umzugs angepasst werden. Für die korrekte Funktionsweise des Umzugsdienstes kann jedoch keine Gewährleistung übernommen werden, da bei selbst konfigurierten Servern keine ständige Qualitätskontrolle durchführt werden kann. Folglich sollte der Umzug besonders sorgfältig vorbereitet werden.
• Aufgrund der unvermeidbaren Unwägbarkeiten eines Umzugs – insbesondere durch die Abhängigkeit von Dritten (d.h. Quell- und Zielanbieter) – sollten bei einem Umzug generell großzügige Test- und Pufferphasen eingeplant werden.

Funktionsweise

• Nach der Einrichtung eines Umzugsauftrags läuft der Umzug vollautomatisch ab. Der Internetbrowser ist nur für die Einrichtung sowie zum Verfolgen des Umzugsfortschritts notwendig.
• Kunden erhält bei Einrichtung (Bestellung), Auftragsstart sowie Beendigung des Umzugs eine Benachrichtigung an die zuvor hinterlegte E-Mail-Adresse.
• Während des Umzugs werden Daten vom Quellaccount in den Zielaccount kopiert. Auf den Quellaccount wird ausschließlich lesend zugegriffen.
• Der Umzugsdienst kann nur solche Daten umziehen, die auch auf dem Server des Quellanbieters abgelegt sind und auch über die genutzten Datenschnittstellen ausgelesen werden können. Daten, die lokal auf dem Rechner des Nutzers gespeichert sind, werden nicht umgezogen.
• Beim Kopiervorgang werden die aus dem Quellaccount abgerufenen Daten direkt in den Zielaccount geschrieben. Die Daten werden vom Umzugsdienst über den Kopiervorgang hinaus nicht permanent gespeichert.
• Aufgrund der Variabilität der Quell- und Zielsysteme sowie der umzuziehenden Daten ist eine vollständige und generell gültige Beschreibung des Funktionsumfangs nicht möglich. Die folgenden Informationen geben einen Überblick über die generellen Funktionsabläufe des Systems. Falls darüber hinaus weitergehende Informationen zum Umzug bestimmter Datenfelder notwendig ist, bieten wir die Möglichkeit einer kostenlosen Testmigration von Teildaten, sowie auf Rückfrage im Einzelfall auch die Möglichkeit zur kostenlosen Testmigration kompletter Accounts.

• Auftrag
  • Ein Umzugsauftrag kann mit einem Startdatum versehen werden, welches den frühesten Zeitpunkt des Umzugsbeginns definiert.
  • Umzugsaufträge starten ansonsten in der Regel wenige Minuten nach Auftragseingang. Aus technischen und organisatorischen Gründen kann sich der Start aber verzögern – etwa wenn bereits viele Umzüge vom jeweilige Quell- oder zum Zielanbieter ausgeführt werden.
  • Darüber hinaus behalten wir uns grundsätzlich vor, Umzüge bis zu 24h verzögert auszuführen. Für ein garantiertes Ausführungsdatum ist gegebenenfalls eine besondere Vereinbarung notwendig.
  • Besteht ein Umzugsauftrag aus mehreren Accounts, so werden je nach Auslastung und Konfiguration auch mehrere davon parallel umgezogen. Über die jeweilige Parallelisierung hinausgehende Umzüge werden im Anschluß an zuvor abgeschlossene Umzüge ausgeführt.
  • Aufgrund unterschiedlicher Schnittstellen zum Datenzugriff kann der Umzug eines Accounts für verschiedene Datentypen in mehrere separate “Jobs” getrennt werden. Diese werden zwar gebündelt dargestellt, jedoch technisch getrennt verarbeitet.
  • Bis zu 14 Tage nach Abschluss eines Umzugsauftrags kann ein kostenloser “Delta-Umzug” mit einem einzigen Klick gestartet werden (soweit diese Funktion nicht anderweitig eingeschränkt ist). Dieser kopiert für alle Accounts die nach Abschluss des uprünglichenursprünglichen Umzugs neu erstellten Daten. Änderungen an bereits umgezogenen Daten oder Löschungen von Daten werden nicht abgeglichen. Zur Nutzung des Delta-Umzugs ist es notwendig, dass Quell- und Zielaccounts weiterhin mit den ursprünglich bereitsgestelltenbereitgestellten Zugangsdaten zugreifbar sind.

• Server
  • Die Verbindungen vom Umzugsdienst zum Quell- und Zielanbieter sind standardmäßig immer verschlüsselt. Hierbei werden jeweils geeignete Verfahren (z.B. SSL oder STARTTLS) verwendet. Nur wenn der Ausgangs- oder Zielanbieter keine Verschlüsselung unterstützt wird eine unverschlüsselte Verbindung genutzt.
  • Der Umzugsdienst unterstützt eine Vielzahl von unterschiedlichen Quell- und Zielsystemen. Die jeweils verfügbaren Systeme sind bei der Einrichtung eines eigenen Servers auswählbar. Aufgrund der Versionsvielfalt kann keine vollständige Gewährleistung auf Funktion und Fehlerfreiheit übernommen werden. Es empfiehlt sich gegebenenfalls vorab Tests auszuführen oder Rücksprache zu halten.

• Ordner
  • Im Zielaccount werden Ordner und Unterordner – soweit möglich – entsprechend der Ordnerhierarchie des Quellaccounts angelegt. Bei einzelnen Zielsystemen werden leere Ordner, die keine Daten enthalten, nicht angelegt.
  • Es können nur solche Ordner umgezogen werden, die über die jeweilige Datenschnittstelle sichtbar sind und abgerufen werden können. Einzelne Quellanbieter stellen standardmäßig nicht alle Ordner über Ihre Datenschnittstellen bereit (z.B: Archive oder bestimmte Sichten/”Views”). Hier kann der Nutzer im Einzelfall durch Änderungen am Quellacccount vor dem Umzug Abhilfe schaffen.
  • Einzelne Zielanbieterbeschränken die Anlage von Ordnern oder Ordnerhierarchien auf verschiedene Weise (z.B. durch Beschränkung der Tiefe von Ordnerhierarchien oder von Ordnernamen). Sollten Ordner aus dem Quellaccount nicht umgezogen werden können, werden diese gegebenenfalls modifiziert (umbenannt) oder im Extremfall ausgelassen. Bei letzterem wird hierzu ein Eintrag im Umzugsprotokoll erzeugt.
  • Standardmäßig zieht der Umzugsdienst nur solche Ordner und Daten um, die direkt dem angegebenen Account zuzuordnen sind. Insbesondere werden Daten aus so genannten “Shared Folders” und “Public Folders” standardmäßig nicht umgezogen. Der Umzug von “Shared Folders” ist in aller Regel auch nicht notwendig, da deren Daten anderen Accounts zugeordnet sind, die separat umgezogen werden können.
  • Bei einzelnen Quellsystemen wird auf Heuristiken zurückgegriffen, um “Shared Folders” zu erkennen. So werden Ordner als “Shared Folder” betrachtet, wenn der Besitzer/Ersteller des Ordners vom Account-Inhaber abweicht.
  • Ordner mit gelöschten oder als problematisch klassifizierten Daten (z.B. “Gelöschte Elemente”, “SPAM”) werden in den meisten Fällen nicht übertragen, da viele Zielsysteme das Importieren solcher Daten nicht erlauben.
  • Systemordner, die redundante Kopien von Daten enthalten (z.B. der Gmail-Ordner “All Mails”) werden in der Regel nicht oder nur teilweise umgezogen, um redundanten Datenübertragen zu vermeiden.
  • Zugriffsrechte von Ordnern (Access Control Lists; ACLs) werden für viele Systeme übernommen, soweit die vergebenen Rechte sowie die berechtigten Benutzer bzw. Gruppen vom Zielsystem unterstützt werden.
  • Die Anzeige von Ordnern bzw. Ordnernamen kann in Quell- und Zielsystemen zum Teil vom tatsächlichen Ordnernamen abweichen (z.B. aufgrund von Übersetzungen). Dies betrifft insbesondere voreingestellte Ordner des jeweiligen Systems. Im Rahmen des Umzugs kann der tatsächliche Ordername angepasst werden, wenn erwartbar ist, dass dies die Nutzung im Zielsystem erleichtert.
  • Einzelne System erlauben das Ein- und Ausblenden von Ordnern. Im Rahmen des Umzugs können Ordner explizit eingeblendet werden, wenn erwartbar ist, dass dies die Nutzung im Zielsystem erleichtert.

• Daten
  • Daten werden soweit möglich im unveränderten Originalzustand mit allen Eigenschaften ins Zielsystem kopiert, soweit dies auf Basis von Quell- und Zielsystem möglich ist.
  • Insbesondere die Eigentümer-Eigenschaft eines Datenelements und Zeitstempel können nicht in alle Zielsysteme übertragen werden.
  • Bei einzelnen Eigenschaften, die im Zielsystem nicht exakt abbildbar sind, versucht der Umzugsdienst diese bestmöglich zu erhalten. Bei einzelnen Zielsystem werden diese auch als Kommentar/Anhang zum jeweiligen Datenelement hinzuzufügen.
  • Aufgrund der jeweils verwendeten Datenschnittstellen ist es möglich, dass selbst beim Umzug zwischen ähnlichen Systemen Daten und Abläufe (z.B. Workflows zur Termineinladung) nicht exakt umgezogen werden können.
  • Der Umzugsdienst kann Änderungen an Daten vornehmen, um die Speicherung im Ziel zu ermöglichen oder um unerwünschtes Verhalten des Zielservers zu vermeiden. Zu letzterem zählt insbesondere die Unterdrückung des unerwünschten Versands von Benachrichtigungen an Dritte (z.B. Lesebestätigungen oder Termineinladungen). Änderungen an Daten können sowohl das Entfernen, Verändern oder künstliche Erzeugen von Eigenschaften umfassen.
  • Falls keine oder uneindeutige Informationen über die Zeitzone von Datenelementen vorliegen, greift der Umzugsdienst ggf. auf die Zeitzone des Accounts oder die im Auftrag definierte Standard-Zeitzone zurück.
  • Quell- und Zielsysteme referenzieren dieselben Nutzer teilweise über unterschiedliche Identifikatoren (z.B. E-Mail-Adresse/Benutzername). Der Umzugsdienst versucht aufzulösen, welche unterschiedlichen Identifikatoren dieselben Nutzer identifizieren.
  • Wenn die Größe eines einzelnen Datenelements (insbesondere von E-Mails oder Dateien) die Speicherbegrenzung des Zielanbieters überschreitet, so wird es nicht umgezogen. Der Nutzer wird über diesen Vorgang im Protokoll informiert.
  • Treten Fehler beim Abruf oder Speichern von Daten auf, so führt der Umzugsdienst abhängig vom Fehlermuster in den meisten Fällen mehrere Versuche aus. Können Daten endgültig nicht übertragen werden, wird dies im Umzugsprotokoll vermerkt. Beim Überschreiten einer maximalen Fehleranzahl (Standardwert: 500) wird der Umzug vorsorglich automatisch abgebrochen.
  • Einzelne Anbieter erlauben die Ablage desselben Datenelements in mehren Ordnern. Je nach Quell- und Zielsystem kann der Umzugsdienst diese Datenelemente nur einfach oder in mehrfacher Kopie umziehen.
  • Liegt ein identisches Datenelement in einem Ordner des Quellanbieter mehrfach vor, so kann es aus technischen Gründen vorkommen, dass dieses nur einmal zum Zielanbieter umgezogen wird. Eine Datenelement wird ebenfalls als Duplikat eingestuft und nicht umgezogen, wenn eine identisches Datenelement bereits im Ordner beim Zielanbieter vorliegt.

Limitierungen

Einzelne der folgenden Limitierungen können auf besondere Rücksprache hin für einen bestimmten Auftrag aufgehoben werden.

• Die maximale Dauer eines einzelnen Umzugsauftrags ist standardmäßig auf 30 Tage begrenzt. Danach kann der Auftrag automatisch abgebrochen werden.
• Zur Sicherung des Betriebs ist ein einzelner Umzugsauftrag auf maximal 100 Accounts und eine Datenmenge von 1 TB (E-Mail-Accounts) bzw. 5 TB (Online-Speicher-Accounts) beschränkt. Ein einzelner Account darf dabei aber die Datenmenge von 50 GB (E-Mail Accounts) bzw. 100 GB (Online-Speicher-Accounts) nicht überschreiten. Diese Datenmengen können auf Basis des vom Kunden erworbenen Leistungsumfangs noch weiter eingeschränkt sein. Bitte kontaktieren Sie uns vorab, wenn Sie größere Umzüge durchführen möchten.
• Standardmäßig ziehen wir aus betrieblichen Gründen keine Datenelemente um, die größer als 10 GB (Dateien) bzw. 64 MB (alle sonstigen Datentypen).
• Manche Anbieter blockieren im Einzelfall Zugriffe von für Sie unbekannten oder ungewöhnlichen Diensten oder Orten, selbst wenn die vom Benutzer bereitgestellten Zugangsdaten korrekt sind. In diesen Fall ist die Durchführung des Umzugs gegebenenfalls nicht möglich.
• Insbesondere solche Anbieter mit proprietären Schnittstellen zum Datenzugriff können dem Umzugsdienst temporär oder dauerhaft den Zugriff erschweren oder gar untersagen. In diesen Fall ist die Durchführung des Umzugs gegebenenfalls nicht möglich.

Bitte kontaktieren Sie uns gegebenenfalls bezüglich weiterer Optionen und Details für den Umzug von Shared- und Public Folders.